CONTPAQi® Comercial Premium - Transformación de documentos

Julio 11, 2024 | 02:00 pm

La transformación de documentos de CONTPAQi® Comercial Premium te permite generar nuevos documentos aprovechando información capturada en los pasos previos de una operación comercial. Lo anterior agiliza el proceso comercial y permite la rastreabilidad de operaciones.

 

¿Cómo funciona?

Las pantallas de captura de documentos comerciales en CONTPAQi® Comercial Premium tienen botones que permiten transformar un documento, a otro documento para un paso posterior del proceso comercial.

Por ejemplo, una persona del departamento de ventas que generó una Cotización en el sistema para enviarla al cliente, podría transformar esa cotización a un Pedido en cuanto el cliente autorice su compra. En el proceso comercial, el Pedido sirve para que otros departamentos verifiquen existencias o realicen las compras necesarias con la finalidad de cumplir con la entrega al cliente.

Después, cuando las mercancías son entregadas al cliente, el Pedido se convierte a una Factura y en ese momento los artículos se restan del inventario en el sistema.

Si tu negocio maneja devolución de mercancías previamente vendidas, una Factura puede ser transformada al documento comercial Devolución sobre venta.

Una Factura también puede ser pagada en el sistema con otros documentos comerciales como una Nota de crédito, un Cheque recibido o un Pago del cliente mismo que puede ser timbrado para generar un CFDI conocido como recibo electrónico de pago.

Las pantallas de captura de algunos documentos comerciales como el Pedido o la Cotización, muestran estados de la mercancía que contienen en base a las transformaciones que han tenido, esto permite facilitar la identificación de acciones comerciales pendientes.

En la pestaña 3 Información adicional de las pantallas de captura de documentos comerciales, se puede ver el documento previo de un documento que tuvo una transformación.

¿Cómo predeterminar el concepto destino de conversión?

Puedes predeterminar un concepto en específico destino al que quieres que un concepto sea transformado. Por ejemplo, en CONTPAQi® Comercial Premium puedes configurar varios conceptos basados en el documento modelo "Pedido", entonces, podrías configurar que el concepto con nombre "Pedidos Jalisco" siempre sea convertido al concepto "Facturas Jalisco" cuyo documento modelo es "Factura".

Esta configuración se realiza desde el menú Configuración - Conceptos - Pestaña 5 Transformaciones de documentos. Los conceptos destino disponibles dependen del documento modelo del concepto que estés configurando.

Estas son las transformaciones que pueden tener los documentos comerciales de venta.

Y estas las que pueden tener los documentos comerciales de compra.

 

Reportes de trasformaciones realizadas

En el menú Reportes - Resumen de operaciones de venta y de compra, existen dos reportes que te permiten ver las diferentes transformaciones que han tenido los documentos:

• Análisis de origen de documentos te permite ver el histórico de documentos previos
• Análisis de destino de documentos te permite ver los documentos posteriores

Estos reportes facilitan el rastreo de tus operaciones comerciales a través de sus diferentes etapas.

 

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