CONTPAQi® Contabilidad vs CONTPAQi® Contabiliza

Marzo 24, 2023 | 08:00 am

Hasta principios del 2020 el software contable de CONTPAQi por excelencia era solo el bien conocido CONTPAQi® Contabilidad, pero el mismo año CONTPAQi lanzó su sistema contable enfocado a la nube y le dio el nombre de CONTPAQi® Contabiliza.

Puede ser que quieras iniciar un pequeño despacho y es posible que ya hayas escuchado acerca de CONTPAQi® Contabiliza, probablemente te habrás preguntado si vale la pena apostar a la flexibilidad y la reducción de costos que podría significar adoptar un sistema en la nube. Sea cual sea tu caso y debido a que me lo han preguntado bastante, me di a la labor de realizar un análisis detallado de las diferencias de ambos sistemas, espero que te sea de utilidad para tomar una decisión de forma más informada.

 

Sistema de escritorio o en la nube

Iniciemos hablando de las diferencias derivadas de cada tipo de aplicación y la razón principal de que CONTPAQi haya decidido desarrollar un segundo sistema contable. CONTPAQi® Contabilidad es una aplicación de escritorio mientras que CONTPAQi® Contabiliza opera en la nube. El tipo de aplicación por sí mismo es una característica de más relevante y que determina muchas diferencias funcionales y operativas, tanto es así que dediqué un artículo solo para describir las ventajas y desventajas de cada entorno, lo puedes consultar en Sistemas Desktop vs sistemas en la nube.

CONTPAQi® Contabiliza al ser un sistema que reside en internet, destaca en sus capacidades de colaboración entre personas que no se encuentran en la mismo domicilio físico, ya que permite invitar a usuarios externos a interactuar en las empresas del sistema, mientras que CONTPAQi® Contabilidad solo a usuarios en la misma red local de trabajo.

 

Esquema de cobro

El pago por el licenciamiento en ambos sistemas se realiza de forma anual y el precio varía de acuerdo al número de usuarios contratados. Puedes consultar sus precios desde las páginas CONTPAQi Contabilidad y CONTPAQi Contabiliza.

 

Perfiles de usuario

CONTPAQi® Contabiliza solo permite establecer perfiles de usuario tipo Administrador y Contador para definir de forma general sus funciones en el sistema; en CONTPAQi® Contabilidad se puede asignar a usuarios permisos muy específicos de acceso a funcionalidades y pantallas del sistema.

En CONTPAQi® Contabilidad se puede activar una bitácora para que el sistema registre las acciones realizadas por usuarios, dichas acciones estarán relacionadas a la modificación de la configuración del sistema, de documentos o catálogos, también a la ejecución de reportes, procesos y utilerías. En CONTPAQi® Contabiliza la bitácora está limitada a reportar los resultados de exportar e importar información al sistema. Ambos sistemas tienen la capacidad de exportar sus bitácoras a Excel.

 

Interfaz de usuario y usabilidad

La interfaz de CONTPAQi® Contabiliza está basada en el uso de pestañas, similares a las de un explorador web, esto permite mantener partes de la aplicación en segundo plano y moverte entre ellas de forma rápida y/o cerrarlas a voluntad. En CONTPAQi® Contabilidad tenemos las clásicas pantallas de una aplicación de escritorio que tienen diferentes tamaños, que podemos mover de posición o redimensionar.

CONTPAQi® Contabiliza tiene una papelera de reciclaje para recuperar empresas eliminadas por error, CONTPAQi® Contabilidad no cuenta con esa característica pero tiene los procesos de Respaldar y Restaurar, teniendo un respaldo, puedes recuperar cualquier empresa borrada por error, entre otras cosas como transferir empresas a otra instalación de CONTPAQi® Contabilidad.

CONTPAQi® Contabiliza muestra en diferentes pantallas, valores con importes totalizados que ayudan como una consulta inmediata a modo de resumen de la información que contiene esa pantalla, dichos totales se recalculan en automático al realizar cualquier cambio que los afecte. En CONTPAQi® Contabilidad es necesario acceder a ciertos reportes para ver muchos de esos valores.

CONTPAQi® Contabiliza tiene una opción de notificaciones/avisos del sistema y CONTPAQi® Contabilidad no; dichas notificaciones se encuentran siempre visibles en la parte superior de la aplicación con el ícono de una campanita y contempla eventos de procesos que se realizan en segundo plano por ejemplo cuando cargas un catálogo, cuando generas una empresa nueva, cuando ejecutas alguna utilería, etc.

La ayuda de CONTPAQi® Contabiliza ofrece una experiencia bastante interactiva y sencilla, ya que el sistema te lleva paso a paso para indicarte como realizar los distintos procesos disponibles en cada pantalla. Cuenta además con acceso permanente a un chat de servicio para recibir apoyo directo de un especialista, así como una opción para realizar consultas abiertas a un buscador cognitivo de FAQs. La ayuda en el sistema CONTPAQi® Contabilidad está limitada al acceso a módulos de ayuda desde la página de internet de Contenidos de CONTPAQi.

 

Control y descarga de CFDI

CONTPAQi® Contabilidad cuenta con el módulo Administrador de Documentos Digitales (ADD), que sirve como repositorio de consulta y clasificación de los documentos que podrán ser asociados a pólizas. El módulo similar en CONTPAQi® Contabiliza es una sección llamada Documentos Administrativos (DA).

Ambos sistemas cuentan con la funcionalidad de obtener directamente los XML desde el SAT y procesarlos dentro del sistema para comenzar a contabilizarlos. Estos procesos de descarga de XML de paso generan en automático información que será requerida para su contabilización posterior, tales como clientes, proveedores, monedas, activación de claves producto servicio, etc.

 

Catálogo de cuentas

Ambos sistemas manejan los tipos de cuentas: Ingreso, Egreso, Diario, de Orden y estadístico.

CONTPAQi® Contabilidad tiene una opción llamada Grupos de cuentas que ayuda a copiar todas las subcuentas de una cuenta a otra; cosa que es útil para evitar la re-captura de cuentas por ejemplo cuando se presentan patrones en ramas del catálogo que necesitan ser replicadas a nuevas ramas. Esta característica no existe en CONTPAQi® Contabiliza.

Los Grupos estadísticos facilitan la obtención de información muy específica del negocio a través de agrupar diferentes cuentas contables en una de tipo estadístico sin importar su naturaleza o nivel en el catálogo, de modo que sus saldos sean meramente informativos y no tengan ningún tipo de afectación a la estructura contable. Ambos sistemas tienen este manejo pero solo CONTPAQi® Contabilidad permite configurar patrones que sirvan para validar cuentas contables nuevas y en base a ellos agregarlas de forma automática a algún grupo estadístico existente.

 

Pólizas

Los Conceptos que son utilizados de forma frecuente en las pólizas pueden se pre-capturados en ambos sistemas con el fin de agilizar la captura; CONTPAQi® Contabilidad provee modalidades para hacerlo aún más rápido, por ejemplo, estando en el control concepto de la póliza se puede ingresar &4+tabulador para colocar el concepto pre-capturado número cuatro y dejar el cursor en el control mismo para completar el concepto de forma manual. En CONTPAQi® Contabiliza estas modalidades no existen pero conforme el usuario va escribiendo el concepto, el sistema va mostrando los conceptos pre-capturados coincidentes, de forma que el usuario solo seleccione el que necesita.

Es posible compartir pólizas entre ambas aplicaciones, esto se hace mediante el método de exportar/importar pólizas a través del layout CT_EST_Poliza_NG. De hecho hay una herramienta descargable desde CONTPAQi® Contabiliza que realiza el proceso completo de migración de una empresa de CONTPAQi® Contabilidad, puedes consultar los detalles desde este link.

Las prepólizas ayudan a automatizar la generación de pólizas que se contabilizan de forma repetitiva en un periodo determinado. En CONTPAQi® Contabiliza no existen las prepólizas, en CONTPAQi® Contabilidad sí.

Ambos programas manejan lo siguiente:

• Opciones para manejar pólizas sin afectar
• Proceso masivo para realizar afectación de pólizas

Depreciación de activos fijos

Los dos sistemas tienen opciones para registrar un catálogo de activos fijos, este catálogo es utilizado para configurar la depreciación contable y fiscal. Esta configuración de cada activo es usada en un proceso para realizar las depreciaciones de forma masiva cada cierto de tiempo, generando así su respectiva póliza de depreciación de forma automática.

Lo que CONTPAQi® Contabilidad tiene que CONTPAQi® Contabiliza no, es el reporte base IMPAC para visualizar los datos que deben ser considerados para el cálculo del Impuesto al Activo fijo.

 

Utilerías

CONTPAQi® Contabilidad cuenta con utilerías para diferentes fines tales como:

• Verificación, reconstrucción y asociación de información
• Mantenimiento a su base de datos
• Realizar borrados parciales o totales de movimientos y saldos que pueden ser útiles por ejemplo al crear nuevas empresas que tendrán los mismos catálogos de alguna que ya existe

De todo lo anterior CONTPAQi® Contabiliza solo cuenta con reconstrucción de asociaciones y saldos de cuenta.

 

Causación y Control de IVA

CONTPAQi® Contabilidad contempla los procesos de Causación de IVA para la correcta aplicación de este impuesto y el Control de IVA, que está más relacionado con la DIOT/DPIVA. Ambos procesos se llevan de forma separada y en cada uno es necesario especificar el periodo en que será aplicado.

Contiene además un acervo muy amplio de reportes relacionados al Control y Causación de IVA, así como procesos masivos para realizar:

• Desglose y registro a partir de los CFDI
• Asignación de periodo de causación/acreditamiento de IVA

CONTPAQi® Contabiliza unifica el registro individual de ambos procesos a nivel de la póliza desde la pestaña "CONTROL DE IVA". El número de reportes relacionados es bastante limitado en comparación a los disponibles en CONTPAQi® Contabilidad y no contempla procesos para su aplicación de forma masiva.

 

Contabilidad Electrónica

En ambos sistemas la asignación de agrupadores del SAT se puede realizar directamente en el catálogo de cuentas. Una forma de hacer este proceso de forma más eficiente es realizarlo en Excel, en CONTPAQi® Contabilidad existe la hoja electrónica "Asignación agrupadores SAT", ten cuidado al trabajar con ella, contiene automatizaciones que permiten replicar una asignación específica en grandes bloques de catálogo, hacerlo de forma errónea podría llevarte a realizar la corrección cuenta por cuenta, te recomiendo respaldar la empresa de forma previa.

En CONTPAQi® Contabiliza no existe la hoja electrónica, pero es posible exportar las Cuentas contables a Excel, realizar la asignación de agrupadores e importarlo de nuevo al sistema.

Para la revisión de la contabilidad electrónica en CONTPAQi® Contabilidad se cuenta con algunas vistas y un apartado de reportes dedicado solo a la contabilidad electrónica, este apartado contiene ocho reportes en los que se contempla:

• Los estados financieros básicos
• Reportes comparativos de cuentas, pólizas, comprobantes y métodos de pago

CONTPAQi® Contabiliza solo tiene 4 reportes para verificar la contabilidad electrónica.

Los dos sistemas tienen la capacidad de generar los seis archivos requeridos (CT, BN, BC, PL, XF, XC) para el cumplimiento de este requerimiento mensualizado del SAT.

 

Otras características

• En CONTPAQi® Contabiliza no existen las hojas electrónicas tan comúnmente utilizadas en CONTPAQi® Contabilidad
• El Tablero Fiscal existe en CONTPAQi® Contabilidad y presenta de forma inmediata información relacionada a la determinación del IVA, ISR, validación de pólizas vs REP, el listado de EFOS y validación de la existencia de estos en tus comprobantes fiscales. En CONTPAQi® Contabiliza existe el Dashboard que de lo anterior solo presenta lo relacionado a los EFOS
• Los Diarios especiales son una forma de agrupar información contable de la empresa, ambos sistemas cuentan con este manejo
• Los Segmentos de negocio ayudan a clasificar información contable como se desee, por ejemplo departamentos, sucursales, proyectos, agentes, etc. Ambos sistemas cuentan con esta característica
• EL Traspaso de auxiliares es una funcionalidad para transferir movimientos de una cuenta contable a otra, es útil por ejemplo cuando se re-estructura el catálogo o se capturó muchas pólizas a una cuenta incorrecta. Ambos sistemas lo manejan
• Los estados financieros NIF son requeridos por la autoridad en la declaración anual de personas morales en el régimen general a partir del año 2023, para esto se ha requerido realizar la asignación de agrupadores y rubros NIF a nivel de las cuentas afectables. Por esta razón el desarrollo de ambos sistemas ha caminado a la par en lo que respecta a la integración de herramientas que faciliten dichos procesos.

Conclusiones

Aunque CONTPAQi® Contabiliza es económico, moderno, sencillo de utilizar y mantener, los años que lleva en el mercado CONTPAQi® Contabilidad siguen pesando y esto se refleja en su nivel de madurez.

CONTPAQi® Contabiliza está pensado para llevar controles contables de forma ágil y es recomendable para emprendimientos o pequeños despachos que no cuentan aún con una infraestructura adecuada para alojar y soportar sus sistemas de información.

CONTPAQi® Contabilidad es ideal cuando el tamaño de la operación demanda más automatización, control y los procesos masivos se vuelven una necesidad imprescindible.

Si aún tienes dudas contáctame desde WhatsApp para analizar tu operación y poder realizarte una mejor recomendación.

 

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